Alles over ERP en ERP systemen: Dé guide voor efficiënte bedrijfsvoering
ERP en ERP-systemen zijn cruciaal voor de coördinatie van moderne bedrijfsprocessen. We leggen uit wat ERP inhoudt, wat de voordelen ervan zijn en hoe je een systeem kiest dat aansluit bij jouw behoeften en we kijken naar de huidige trends.
ERP in het kort
ERP-systemen integreren verschillende bedrijfsprocessen en modules zoals financieel beheer, supply chain management en HRM, om efficiëntie en productiviteit in een organisatie te verhogen.
Cloud-gebaseerde, on-premise en hybride ERP-oplossingen zijn aangepast aan de uiteenlopende behoeften van organisaties en de keuze hangt af van bedrijfsdoelstellingen en -processen. Cloud ERP software is nu wel de standaard.
Moderne ERP-systemen incorporeren technologieën, zoals kunstmatige intelligentie(AI) en machine learning, om automatisering en besluitvorming te verbeteren en te integreren met andere bedrijfssystemen zoals CRM systemen.
Data is essentieel en bepaalt het succes van een implementatie. Kijk goed naar je huidige datakwaliteit en hoe je ontbrekende data verkrijgt, anders kunnen primaire processen niet werken en zijn geïntegreerde analyses waardeloos geworden.
Dit behandelen we:
Wat is ERP of Enterprise Resource Planning?
De definitie van ERP
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning (ERP) en is een geïntegreerd softwarepakket dat ontworpen is om alle bedrijfsprocessen en informatie samen te brengen, waardoor efficiëntie en productiviteit worden verhoogd.
ERP is een softwaresysteem dat organisaties ondersteunt bij het automatiseren en beheren van bedrijfsprocessen, terwijl alle bedrijfsprocessen centraal toegankelijk en gestroomlijnd worden gemaakt.
Hoe herken je een ERP systeem?
De voornaamste kenmerken van een ERP systeem omvatten centrale toegang tot alle bedrijfsprocessen, automatisering van bedrijfsprocessen en data-analyse.
Daarnaast bestaan ERP systemen uit geïntegreerde modules die verschillende bedrijfsprocessen ondersteunen, zoals financieel beheer, supply chain management en human resource management.
Dit alles draagt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en kan organisaties helpen hun prestaties te verbeteren.
Het verschil tussen CRM en ERP
CRM, daarentegen, is een systeem dat zich richt op het beheren en optimaliseren van alle interacties en relaties met klanten. Het doel is om de klanttevredenheid en loyaliteit te verbeteren, de verkoop te verhogen en de marketinginspanningen te stroomlijnen.
Soms leveren ERP softwareleveranciers ook dit soort modules, maar qua functionaliteit kunnen die niet tippen aan traditionele CRM leveranciers zoals Microsoft Dynamics en Salesforce.
De klant vs. het interne proces
CRM stelt de klant centraal en daarintegen stelt ERP het interne proces centraal. Niet goed of fout, maar een andere focus. Welke focus het beste past, ligt aan de marktomstandigheden en de positie van je organisatie.
ERP consultant nodig?
ERP-implementatie kan een uitdagende onderneming zijn, waarbij zorgvuldigheid en aandacht voor detail essentieel zijn. Data speelt hierin een cruciale rol; zonder accurate en goed beheerde data is het risico op complicaties tijdens en na de implementatie aanzienlijk.
- Data strategie formulering
- Samen digitaal transformeren
- ERP implementatie
- ERP coaching & opleidingen
De kerncomponenten van ERP-systemen
ERP-systemen bestaan uit een aantal belangrijke modules die samenwerken om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Vaak worden deze modules als add-ons aangeboden en geactiveerd via aparte licenties.
Deze modules omvatten financieel beheer, supply chain optimalisatie en human resource management. ERP systemen ondersteunen de efficiënte (samen)werking van deze modules en dragen bij aan een betere bedrijfsvoering.
Financieel beheer als ruggengraat
Financieel beheer vormt de basis van een ERP-systeem en speelt een cruciale rol in de efficiënte bedrijfsvoering. Het helpt bij het beheren van financiële transacties en rapportages, waardoor organisaties hun belangrijkste bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen. Dit is met name belangrijk voor grote bedrijven die te maken hebben met een groot volume aan financiële transacties en rapportages.
Met geïntegreerde financiële software kunnen organisaties hun financiële administratie stroomlijnen en efficiënter werken. Bovendien helpt een geïntegreerd financieel beheersysteem organisaties om betere beslissingen te nemen door hen te voorzien van actuele en betrouwbare informatie. ERP systemen zijn vaak een belangrijke bron voor datagedreven werken.
Supply chain optimalisatie
Supply chain optimalisatie is een andere belangrijke module in ERP-systemen. Het helpt organisaties bij het verbeteren van de inkoop- en voorraadbeheerprocessen, wat leidt tot een beter overzicht en management van de voorraden en van het gehele orderproces.
Bovendien helpt de supply chain optimalisatiemodule in ERP-systemen bij het verbeteren van de logistieke processen binnen een organisatie. Dit resulteert in een vermindering van handmatige arbeid en administratieve kosten, waardoor bedrijven aanzienlijke besparingen kunnen realiseren. Met Just In Time principes en goede kennis over de gehele supply chain kunnen veel kosten worden bespaard.
Human Resource Management
De Human Resource Management (HRM) module in een ERP-systeem speelt een cruciale rol bij het beheer van personeelsgegevens en dossiers. Het biedt functionaliteiten voor:
- het vastleggen van werknemersgegevens
- functieomschrijvingen
- gewerkte tijden en
- prestatiebeoordelingen
Deze en ook andere modules zijn in een ERP pakket geïntegreerd en daar hoeft een organisatie zich dan ook niet druk om te maken, dat doet de leverancier voor je.
Andere functies die in een ERP pakket kunnen voorkomen zijn:
1. Projectmanagement
Helpt bij het plannen, coördineren en volgen van alle aspecten van projecten, van start tot finish. Dus niet alleen de planning, maar ook de daadwerkelijke uitnutting in een project.
2. Klantrelatiebeheer (CRM)
Beheert alle interacties en relaties met klanten, met als doel het verbeteren van de bedrijfsrelaties en het stimuleren van groei. Vaak wel vanuit een ‘inside-out’ perspectief.
3. Data analyse
Biedt inzicht in data om betere beslissingen te nemen en strategieën te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan geïntegreerde analyse van projecten die uitgevoerd worden of zijn.
4. Inkoop en voorraadbeheer
Helpt bij het beheren van de inkoop van goederen en diensten en het beheer van voorraden om de efficiëntie te verhogen.
5. Productieplanning (manufacturing resource planning)
Helpt bij het plannen en coördineren van productieprocessen om ervoor te zorgen dat goederen op tijd en binnen budget worden geproduceerd. Ook optimale allocatie van productiemiddelen valt hier onder.
6. Documentbeheer
Helpt bij het organiseren, opslaan en terugvinden van documenten binnen de organisatie. Dit is essentieel voor het behouden van overzicht en het waarborgen van de integriteit van bedrijfsinformatie en dit snel bij de hand te hebben.
Denk niet dat ERP pakketten alleen voor grote organisaties weggelegd zijn, ook juist kleine bedrijven kunnen met een op hen toegesneden oplossing het verschil maken in de markt.
Kosten van een ERP systeem: Meer dan alleen licenties
Bij het overwegen van een ERP-oplossing zijn de licentiekosten een belangrijk aspect, maar het is cruciaal om te begrijpen dat de licentiekosten slechts het topje van de ijsberg vormen.
Kostenrichtlijnen voor ERP-oplossingen
In werkelijkheid zijn de licentiekosten vaak maar 10-15% van het totale kosten. De totale kosten van een ERP-oplossing worden beïnvloed door verschillende factoren die verder gaan dan de initiële aanschafprijs.
Alhoewel een kosten indicatie erg lastig is te geven zijn er vanuit de praktijk wel wat indicaties te geven. Voor een MKB organisatie ligt de kosten tussen de 300k en 500k en als handvat bij grote organisaties kan gerekend worden met zo’n 1500-2000 euro per gebruiker. De kosten kunnen hoger worden als er meer functionaliteit gewenst/vereist wordt en er veel data geconverteerd moet worden.
Factoren die de totale kosten van een ERP-systeem bepalen
In een aparte blog worden 11 factoren genoemd die de kosten van software bepalen. Deze omvatten onder andere de kosten van implementatie, training van medewerkers, aanpassing van de software aan specifieke bedrijfsbehoeften, onderhoud, updates, ondersteuning en beheerskosten, zoals kosten van servers.
Daarnaast spelen ook indirecte kosten een rol, zoals de medewerkers die vrijgemaakt moeten worden tijdens de implementatiefase en mogelijk nieuwe rollen die erbij komen om zelf het (functioneel) beheer te doen.
Total cost of ownership (TCO) van een ERP-systeem: Cruciaal in investeringsoverwegingen
Het is daarom essentieel voor organisaties om een volledig beeld te hebben van de totale kosten van het systeem (Total Cost of Ownership of TCO) wanneer ze investeringen in een ERP-systeem willen gaan doen.
Een gedegen kostenanalyse vooraf kan helpen om verrassingen en onvoorziene uitgaven in de toekomst te voorkomen.
Het kiezen van de juiste ERP-partner die transparantie biedt over alle kostenaspecten is daarbij een belangrijke stap.
De 3 verschillende ERP oplossingen
On-premise, cloud-based en hybrid ERP systemen uitgelegd
Er zijn verschillende soorten ERP-oplossingen op de markt beschikbaar, die passen bij de behoeften van verschillende typen organisaties. Tot deze opties behoren on-premise, Cloud-gebaseerde en hybride systemen.
1. Cloud-based ERP
Cloud-gebaseerde ERP-systemen functioneren door de installatie en het beheer van de ERP-software uit te voeren op een IT-infrastructuur van een derde partij, via een netwerk zoals het internet, waardoor toegang mogelijk is via een webbrowser.
Dit wordt ook wel “software as a service” oftewel SAAS genoemd.
Aan de andere kant hebben hybride ERP-systemen zowel on-premise als Cloud-gebaseerde componenten, wat ze flexibel en veelzijdig maakt.
Er is echter wel een duidelijke tendens om ERP oplossingen via de Cloud aan te bieden en dan vaak ook met een abonnement/licentie-model.
2. Hybrid ERP
Een hybride Cloud-gebaseerde ERP-oplossing is een systeem dat elementen van zowel on-premise als Cloud-gebaseerde software combineert.
Dit type systeem biedt de flexibiliteit om bepaalde bedrijfsprocessen en data lokaal te beheren, terwijl andere delen van de ERP-software via het internet toegankelijk zijn en op servers van derde partijen draaien.
Hiermee kunnen organisaties profiteren van de voordelen van de Cloud, zoals schaalbaarheid en toegankelijkheid, terwijl ze tegelijkertijd controle behouden over essentiële aspecten van hun IT-infrastructuur.
3. On-premise ERP
On-premise ERP-oplossingen, ook wel bekend als on-site systemen, zijn ERP-softwarepakketten die lokaal worden geïnstalleerd en beheerd op de servers en infrastructuur van een organisatie zelf.
Deze aanpak stelt organisaties in staat om volledige controle te behouden over hun ERP-systemen en de bijbehorende data.
Het is een traditioneel model waarbij een organisatie verantwoordelijk is voor het onderhoud, de updates en de beveiliging van het systeem. Echter, de trend is dat on-premise oplossingen steeds minder geïmplementeerd worden.
Waarom hebben moderne organisaties een nieuw ERP-systeem nodig?
De evolutie van ERP-systemen: Van automatisering tot Copilot AI
Het organisatielandschap is constant in beweging en moderne organisaties hebben een nieuw ERP-systeem nodig om te voldoen aan veranderende markteisen, technologische innovaties en groeiende concurrentie.
Technologische innovaties spelen een essentiële rol bij het noodzakelijk maken van nieuwe ERP-systemen voor organisaties, aangezien ze bijdragen aan het optimaliseren en rationaliseren van bedrijfsprocessen.
Versterking van concurrentiepositie met ERP
Een (nieuw) ERP-systeem biedt organisaties de mogelijkheid om hun concurrentiepositie te verstevigen, doordat het automatisering en eenvoud in bedrijfsprocessen aanmoedigt. Dit stelt hen in staat om processen te stroomlijnen, de efficiëntie te vergroten en te voldoen aan de specifieke behoeften van het bedrijf door middel van flexibiliteit en schaalbaarheid.
AI-integratie voor ERP
De integratie van AI-toepassingen verbetert continu en biedt geautomatiseerde optimalisaties of nieuwe inzichten als een soort ‘copilot’ voor bedrijfsprocessen. Dit kan alleen als de data van je organisatie kwalitatief goed op orde is, lees van goede datakwaliteit is.
Implementatie van een ERP-pakket in 7 stappen
Het ERP implementatieproces samengevat
De implementatie van een ERP-systeem kan complex en langdurig zijn, maar door zorgvuldige planning en betrokkenheid van medewerkers kan het succes worden vergroot. Het proces omvat:
Het ERP implementatieproces in 7 stappen
1. Het formuleren van doelstellingen
2. Het selecteren van een geschikte ERP-leverancier
3. Het samenstellen van een projectteam
4. Het aanpassen van de ERP applicatie (op de cruciale onderdelen)
5. Conversie van data om een goed historisch besef te hebben
6. Het uitvoeren van systeemtests
7. De uiteindelijke implementatie van het systeem
Het is echter belangrijk om te begrijpen dat de implementatie van een ERP-systeem ook uitdagingen met zich meebrengt. Veel organisaties laten het implementatieproces over aan de (technologie leveranciers van het pakket of een implementatiepartner.
Prima om de technische implementatie te doen, maar de vraag is wel is er dan genoeg aandacht voor de organisatie zelf?
Mijn geheim voor een succesvolle ERP implementatie
Anders dan veel implementatiepartners, hanteren wij een unieke aanpak die begint bij de huidige staat van je organisatie. In plaats van te dicteren waar je organisatie naartoe moet, gebruiken we de huidige situatie als vertrekpunt.
Wij geloven in een samenwerkingsproces, waarbij we niet voor, maar met organisaties werken, om het ERP-systeem succesvol te implementeren. Vaak treden we op als onafhankelijk adviseur, om te zorgen dat de implementatie naadloos aansluit bij jouw specifieke bedrijfsprocessen en doelstellingen.
Wil je daar eens over doorpraten neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op →
Top 7 ERP systemen
De meeste gebruikte ERP systemen op een rij met hun unieke eigenschappen
Natuurlijk zijn er nog veel meer, ook specifieke branchegerichte oplossingen, maar die zijn hier achterwege gelaten. Meer over ERP systemen per branche vindt je hier →
1. SAP ERP
SAP staat bekend om zijn uitgebreide en krachtige functies die grote multinationals en complexe bedrijfsprocessen ondersteunen.
De voordelen van SAP ERP
Het is uniek in zijn vermogen om diepgaande aanpassingen en integraties mogelijk te maken, waardoor het een favoriet is voor organisaties met specifieke behoeften die het gehele primaire proces willen ondersteunen.
2. Oracle ERP Cloud
Oracle biedt een sterke nadruk op Cloud-oplossingen en staat bekend om zijn uitgebreide suite van applicaties voor financiën, operations en human resource.
De voordelen van Oracle ERP
Het ERP-systeem van Oracle is uniek vanwege de sterke focus op schaalbaarheid en de integratie met andere Oracle-producten. Koppeling met Microsoft producten blijft achter ten opzichte van andere spelers in de markt.
3. Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 is een ERP-oplossing die naadloos integreert met andere Microsoft-producten en -diensten zoals Office 365 en Azure.
De voordelen van Microsoft Dynamics ERP
Het is bijzonder geschikt voor organisaties die op zoek zijn naar een ERP-systeem dat gemakkelijk te gebruiken is en sterke analytische mogelijkheden biedt door de integratie met Microsoft’s Power Platform.
Een ander sterk punt is dat er, met PowerAutomate, veel koppelingen met andere systemen te maken zijn. Nadeel is dat je erg afhankelijk wordt van Microsoft als leverancier.
4. Microsoft Business Central
Microsoft Business Central is een uitgebreide ERP-oplossing voor kleine en middelgrote bedrijven die de kracht van Microsoft Dynamics NAV voortzet.
De voordelen van Microsoft Business Central ERP
Het systeem is uniek door zijn sterke integratie met andere Microsoftdiensten en -producten en biedt functionaliteiten voor financieel beheer, supply chain management, sales en service management, projectmanagement en operations management.
In tegenstelling tot Dynamics heeft deze oplossing wel een financiële module.
5. Exact ERP
Exact is een ERP-systeem dat met name populair is in het MKB-segment.
De voordelen van Exact ERP
Het biedt een complete suite van tools voor boekhouding, financiën, HRM en CRM en is uniek vanwege zijn gebruiksvriendelijkheid en de sterke focus op automatisering van financiële processen.
6. AFAS Software
AFAS is een Nederlands ERP-systeem dat bekend staat om zijn flexibele en modulaire opbouw, waarmee het een breed scala aan bedrijfsprocessen kan ondersteunen.
De voordelen van AFAS ERP
Het unieke aan AFAS is de sterke integratie van HRM-functionaliteiten en de mogelijkheid om bedrijfsprocessen te optimaliseren door middel van workflows.
7. Infor CloudSuite
Infor biedt branchegerichte ERP-oplossingen die speciaal zijn ontworpen voor sectoren zoals productie, gezondheidszorg en retail.
De voordelen van Infor ERP
Infor’s CloudSuite is uniek in zijn diepgaande industrie-specifieke functionaliteit en flexibele deployment opties, maar wordt minder gebruikt waardoor (implementatie)kennis lastiger uit de markt te halen is.
Datagedreven worden doe je samen!
Hulp bij de formulering van de datastrategie en ERP implementatie.
De beste ERP software per branche
Voor elke sector worden de unieke toepassingen en voordelen van ERP-oplossingen uitgelicht, waarmee organisaties hun processen kunnen optimaliseren en hun dienstverlening kunnen verbeteren.
Bouw
In de bouwsector helpt ERP bij het beheren van complexe projecten, van offerte tot oplevering. Het stroomlijnt de supply chain, verbetert projectmanagement en zorgt voor real-time inzicht in kosten en voortgang.
ERP-oplossingen zoals Viewpoint en Procore bieden specifieke functionaliteiten voor de bouw, zoals integratie met CAD-software en beheer van onderaannemers.
Ziekenhuizen
ERP in ziekenhuizen draagt bij aan een betere patiëntenzorg door administratieve processen te automatiseren en te integreren met klinische systemen. Dit zorgt voor efficiënt voorraadbeheer, personeelsplanning en financieel management.
Systemen zoals Epicor Healthcare en Oracle Healthcare bieden modules voor o.a. patiëntenbeheer en compliance met gezondheidszorgregelgeving.
Financiële dienstverlening
In de financiële dienstverlening ondersteunt ERP bij het beheren van risico’s, compliance, transactieverwerking en klantrelatiebeheer.
Oplossingen zoals SAP for Banking en Oracle Financial Services zijn specifiek ontworpen om te voldoen aan de complexe vereisten van deze sector, inclusief integratie met bestaande financiële systemen.
Professionele dienstverlening
Voor professionele dienstverleners zoals advocatenkantoren en consultancybureaus zorgt ERP voor een efficiënte tijdregistratie, facturatie, projectmanagement en resourceplanning.
Deltek en NetSuite zijn populaire ERP-systemen die helpen bij het managen van projecten en het optimaliseren van de dienstverlening.
(Gemeentelijke) Overheid
Bij de (gemeentelijke) overheid helpt een ERP-systeem bij het beheren van financiën, human resource, dienstverlening aan burgers en asset management.
Systemen zoals Microsoft Dynamics 365 en SAP Public Sector bieden modules voor bijvoorbeeld burgerzaken en belastingen, en zorgen voor transparantie en efficiëntie in overheidsprocessen.
De toekomst van ERP-systemen: Trends en innovaties
Machine learning, AI en ERP
De toekomst van ERP-systemen ziet er veelbelovend uit met nieuwe trends en innovaties.
Kunstmatige intelligentie (AI) wordt in moderne ERP-systemen ingezet om processen en taken te automatiseren die voorheen menselijke inzet vereisten. In de huidige ERP systemen, spelen deze AI-onderdelen een cruciale rol in het stroomlijnen van bedrijfsprocessen.
Daarnaast heeft machine learning invloed op ERP-systemen door:
- Het mogelijk te maken om meer automatisering toe te passen
- Betere besluitvorming te faciliteren
- IoT-integratie en real-time functionaliteit te bieden
- Verbeteringen te brengen in klantenservice, verkoopautomatisering en communicatie tussen verschillende systemen.
Let wel op: die tools zijn mooi maar ze zijn niet beter dan de data die je erin stopt.
ERP in de praktijk: Case studies en gebruikerservaringen
Lees case studies van ERP software leveranciers
Er zijn talrijke succesverhalen van organisaties die ERP-systemen hebben geïmplementeerd om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Elke leverancier heeft op zijn site wel succesvolle voorbeelden van organisaties staan die ERP-systemen hebben geïmplementeerd en daarmee hun bedrijfsvoering hebben verbeterd. Het is belangrijk om deze te lezen om jezelf als organisatie een beeld te vormen.
Daarnaast is de feedback van gebruikerservaringen met ERP-systemen doorgaans waardevol. Veel organisaties starten hun zoektocht naar een geschikt ERP-systeem door informatie in te winnen bij bekenden over hun ervaringen met diverse leveranciers.
ERP implementatie is een langdurig en complex proces
Denk niet dat implementatie van een ERP systeem een eenvoudige opgave is. Ze duren vaak lang, hebben grote (organisatorische) veranderingen tot gevolg en moeten goed begeleid worden.
Het grote gevaar is dat het implementeren van dit nieuwe ERP systeem gezien wordt als iets technisch en het om het ‘up en running krijgen’ van een systeem gaat, maar niets is minder waar.
Het vergt grote aanpassingen binnen je organisatie zowel in skills en processen als in verantwoordelijkheden. Realiseer je dat en focus je daarop. Het helpt om tijden je verkenning van de markt navraag te doen, bij organisaties die dit proces al doorlopen hebben, naar de leermomenten en deze mee te nemen in je eigen afweging.
ERP en het belang van data
Data vormt de levensader van elk ERP-systeem. Zonder nauwkeurige, complete en toegankelijke data kunnen bedrijfsprocessen niet efficiënt worden geautomatiseerd en geanalyseerd.
Vooral bij veranderingen in belangrijke tabellen, zoals rekeningschema’s en kostenplaatsen, is het cruciaal dat historische data correct geconverteerd worden. Echter, door verschillen in structuur en definities tussen oude en nieuwe systemen, is het vaak een uitdaging om een naadloze overgang van historische gegevens te waarborgen.
Datakwaliteit en Metadata: Bouwstenen voor betrouwbare systemen
De conversie van data is dan ook een essentiële stap bij de implementatie van een ERP-systeem. Het vereist een grondige analyse van de datakwaliteit van oude systemen en een strategie voor het vullen van data in het nieuwe systeem, inclusief gegevens die voorheen niet beschikbaar waren.
Een gedegen metadata beschrijving en data governance zijn hierbij onmisbaar. Ze zorgen ervoor dat de data binnen het ERP-systeem betrouwbaar, consistent en interpreteerbaar blijft.
Het advies is om voldoende aandacht te besteden aan data en metadatamanagement en dit als een aparte stroom binnen het ERP-project te behandelen. Begin hier tijdig mee om te zorgen dat de datastrategie en –governance gelijke tred houden met de technische implementatie van het ERP-systeem.
