Wat is implementeren?

Er zijn meerdere factoren waarom een implementatie al dan niet succesvol kan zijn, maar die factoren kunnen elkaar ook tegenspreken.

Het is onmogelijk om het succes van een project te voorspellen op basis van één factor. Bij een project spelen een aantal factoren een rol.

Geld

Het eerste waar je natuurlijk aan denkt is geld, of het budget. Is een project een succes als we binnen het budget kunnen blijven? Wat moet er gebeuren als er goedgekeurde verzoeken om budgetverhoging komen? Blijven we dan nog succesvol?

Tijd

Een tweede belangrijke factor is de tijd die aan een project besteed wordt. Het is belangrijk dat de afgesproken inzet wordt gerealiseerd, maar ook dat dit binnen de gestelde tijdsgrens ook binnen welke tijd een project wordt afgerond. Iedereen kent wel voorbeelden van projecten die eeuwig lijken te duren en nooit worden afgerond.

Kwaliteit

Een andere overweging zijn de verwachtingen. Wat moet er met het project worden bereikt? Dit kan moeilijk te definiëren zijn aan het begin van een project, aangezien het management en het personeel vaak niet in staat zijn om de verwachtingen goed te formuleren. Het is ook bijna onmogelijk om de resultaten van het niet aanbieden van bepaalde functies nauwkeurig te kwantificeren. Dit wordt in projecttermen ook wel de kwaliteit genoemd.

Tijd, geld en kwaliteit zijn zeer sterk met elkaar verbonden, ze worden wel de ‘duivelsdriehoek’ van een project genoemd. Het is dus belangrijk om, als projectleider van een implementatietraject, op alle drie de aspecten even goed te sturen.

Als u bent zoals de meeste mensen, implementatie consultants zijn een mysterie. Misschien heeft u wel eens van de term gehoord en weet u dat het iets met technologie te maken heeft – maar wat precies? En waarom zou u zich zorgen maken over implementatie consultants?

Implementatie consultants zijn professionals die gespecialiseerd zijn in implementatie – het proces waarbij een nieuw systeem of een nieuwe technologie in een organisatie in gebruik wordt genomen.

Hoewel hun rol varieert van organisatie tot organisatie, zijn implementatie consultants doorgaans verantwoordelijk voor taken als het implementeren van een nieuwe strategie, het configureren van het nieuwe systeem, het testen van de compatibiliteit met de infrastructuur van de organisatie en het opleiden van medewerkers in het gebruik ervan.

Een van de belangrijkste voordelen van het werken met een implementatieconsultant kan u helpen een vlotte en succesvolle implementatie te garanderen. Door vanaf het begin met hen samen te werken, kunt u veel van de valkuilen vermijden die zich tijdens de implementatie vaak voordoen.

Om het meeste uit uw implementatieconsultant te halen, moet u uw doelstellingen en verwachtingen duidelijk communiceren en hem van alle nodige informatie voorzien

Over een implementatieproces moet je altijd goed nadenken, anders kun je veel fouten maken zonder dat je het weet en kan de implementatie fout gaan met alle gevolgen van dien. Het is belangrijk voorafgaand aan het maken van het implementatie plan jezelf een aantal vragen te stellen.

Enkele vragen die je kunt stellen voorafgaand en tijdens een implementatieproces zijn:

De belangrijkste risico’s die de implementatie negatief kunnen beïnvloeden zijn hier opgesomd. Door te weten wat ze zijn, kun je stappen ondernemen om ze te verminderen of te vermijden.

1. Verandering van prioriteiten tijdens het implementeren

Wijzigingen in het project in de loop van de uitvoering kunnen leiden tot verwarring en verspilling van tijd, moeite en geld.

2. Gebrek aan vaardigheden of ondersteuning

Onvoldoende personeel met de vereiste opleiding, kennis of ervaring kan betekenen dat taken langer duren om te voltooien.

3. Slechte communicatie tussen teams

Incompatibele doelstellingen en gebrek aan communicatie tijdens de planningsfase kunnen later tot problemen leiden, omdat leden van verschillende teams misschien niet weten waar de ander aan werkt of waarom ze dat doen.

4. Ontoereikende middelen

Middelen zoals personeel, tijd en geld kunnen schaars zijn, vooral als de organisatie probeert meerdere projecten tegelijk uit te voeren.

5. Te ambitieuze doelen stellen

Doelen stellen die nooit gehaald kunnen worden, zeker ook omdat de organisatie nog niet volwassen genoeg is. Voorbeelden hiervan zijn overschatting van de kennis en kunde van de organisatie en het veel te snel willen realiseren van de doelen.

6. Kijken naar een aspect in plaats van naar een integrale benadering

Organisaties richten zich vaak op een aspect bij de implementatie, bijvoorbeeld op technologie en dan ligt de focus op software en toolselectie. De rest komt dan niet aan de orde, zoals hoe gaat de organisatie de geselecteerde tools gebruiken?

7. Slechte (afdelingsprocessen) doorzetten en die niet aanpassen

Processen die deel uitmaken van de oude afdelingswereld en die nu moeten worden aangepast, worden niet aangepast aan de nieuwe organisatorische werkelijkheid. Dat is vaak een lastig en langdurig proces, maar dat onderdeel wordt vergeten. Dit is een essentieel onderdeel als je toewerkt naar een klantgerichte en/of een data gedreven organisatie

De zeven voornaamste valkuilen bij de implementatie kunnen als volgt worden samengevat: veranderende prioriteiten, gebrek aan vaardigheden of ondersteuning, slechte communicatie tussen teams, onvoldoende middelen, te ambitieuze doelen stellen, kijken naar één aspect in plaats van naar een integrale aanpakken en het voortzetten van slechte (afdelings)processen en deze niet aanpassen.

Door zich bewust te zijn van deze valkuilen kunnen organisaties stappen ondernemen om ze te verminderen of helemaal te vermijden.

De KIM methode houdt rekening met deze valkuilen. De methode heeft een integrale aanpak, kan met verschillende implementatie strategieën omgaan, heeft inzicht in voortgang door KPI als sturing en verantwoordingsinstrument te gebruiken en is gestoeld op het meten van de volwassenheid van de organisatie en neemt dat als uitgangspunt bij elke verandering-/implementatietraject.