Management dashboard maken in 6 stappen

Management dashboards kunnen leidinggevenden, managers en teamleden helpen betere beslissingen te nemen, door tijdig informatie te verstrekken. Met dashboards monitor je de voortgang van organisatiedoelstellingen.
Dashboard expert inschakelen

Wat is een management dashboard?

De definitie van management dashboard

Een management dasboard is een weergave van grafische informatie, waaruit blijkt hoe een organisatie presteert. Het bevat meestal gegevens over omzet, kosten en klanttevredenheid. Dit zijn de belangrijkste KPI’s van een organisatie en bedoeld voor sturing door eindgebruikers.

Een dashboard kan je helpen beter onderbouwde beslissingen te nemen door een momentopname te bieden van de prestaties van de organisatie. Het kan je ook helpen om de vooruitgang van je doelstellingen te volgen en te bepalen op welke gebieden je corrigerende maatregelen moet nemen.

De meeste dashboards worden gemaakt met software waarmee je gegevens in verschillende formaten kunt weergeven, zoals grafieken, diagrammen en tabellen.

Wat is een KPI dashboard?

Wanneer je een of meer dashboardtools gebruikt om de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen weer te geven, wordt een analytisch KPI dashboard gegenereerd.

Dit staat bekend als “werken als een vergrootglas”. De neiging is om zoveel mogelijk KPI’s in het dashboard op te nemen. Bedenk hoeveel betekenis een dashboard heeft als het bomvol zit met metrics. Het overtreft al snel.

 

Dit behandelen we:

Een actiegericht dashboard
is een must

Er zijn vele redenen te bedenken waarom je een actiegericht dashboard voor gegevens zou moeten willen gebruiken.

1. Een dashboard laat verbanden zien

De belangrijkste reden is misschien wel dat het je kan helpen je gegevens op een meer holistische manier te bekijken.

Een dashboard kan je de prestatie-indicatoren (KPI’s) laten volgen en je laten zien hoe ze met elkaar in verband staan. Dit kan helpen in het nemen van beslissingen over hoe je je organisatie kunt verbeteren.

2. Datavisualisatie zorgt voor betere beslissingen

Een andere belangrijke reden om dashboards te gebruiken is datavisualisatie.

Wanneer je gegevens in een grafische vorm ziet, kan het gemakkelijker zijn om trends te begrijpen en te ontdekken. Dit kan je helpen betere beslissingen te nemen over de toewijzing van je middelen.

De voordelen van dashboarding

Waarom jouw organisatie een management dashboard moet hebben

Dashboarding wordt vaak beschouwd als een best practice voor goed presterende teams. Een goed dashboard stelt de gebruiker in staat om in één oogopslag belangrijke meetgegevens te monitoren en bij te houden, zonder onnodige afleiding van onbelangrijke details.

Dashboard tools bieden data uit de organisatie en toegang tot key performance indicators (KPI’s) die business intelligence aansturen.

De meest goede dashboards bieden drill downmogelijkheden, zodat je datapunten meer in detail kunt onderzoeken, als dat nodig is.

De voordelen van een management dashboard zijn:

  • Verhoogt inzicht in kritieke bedrijfsgegevens.
  • Gemakkelijker identificeren en volgen van trends en patronen in de tijd, via deze dashboards.
  • Tijdig bijsturen op relevante KPI’s.
  • Meer inzicht in hoe specifieke bedrijfsbeslissingen de prestaties beïnvloeden.
  • Snellere reactie op problemen en kansen met interne informatie.
  • Eenvoudigere communicatie van belangrijke prestatiegegevens aan belanghebbenden.

Interactief management dashboard maken in 6 stappen

Om een effectief dashboard te maken moet je de volgende zes stappen zetten:

1. Definieer wat je wilt volgen

Bij het kiezen van de KPI’s die op een dashboard moeten worden bijgehouden, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze relevant zijn voor de organisatie.

Iedereen moet kunnen zien hoe het ervoor staat. Het is essentieel dat de werkvloer zich in de KPI’s kan herkennen en het overzicht als de belangrijkste informatie bron gaat zien.

Het aantal KPI’s dat op een dashboard moet worden bijgehouden, varieert naargelang de behoeften van de organisatie. Over het algemeen is het echter het beste om het aantal KPI’s tot een minimum te beperken, om gebruikers niet te overstelpen met te veel informatie.

Probeer als algemene richtlijn het aantal KPI’s te beperken tot niet meer dan 10.

2. Verzamel gegevens en zoek (informatie) bronnen

Er zijn veel verschillende soorten gegevens die op een data dashboard kunnen worden bijgehouden. De meest voorkomende gegevens zijn financiële gegevens (bijv. inkomsten, winst, kosten), operationele gegevens (bijv. aantal verwerkte bestellingen, gemiddelde orderwaarde) en klantgegevens (bijv. totaal aantal klanten, uitvalpercentage).

Echter dashboards kunnen ook worden gebruikt om niet-financiële gegevens bij te houden, zoals de NPS-score, tevredenheid van werknemers, klanttevredenheid, churn rate, demografische gegevens of hoeveelheid websiteverkeer.

3. Kies het juiste instrument voor de job

De vier top dashboarding tools worden in deze sectie uitgebreid beschreven

4. Maak je management dashboard ontwerp

Als een bedrijf over goede dashboards beschikt, kan het in één oogopslag de gegevens zien die het nodig heeft. Dit zou de prestaties en efficiëntie van het bedrijf drastisch verhogen.

Met dashboards kunnen we een evenwicht creëren tussen wat we willen bijhouden en hoeveelheid achterliggende informatie die we nodig hebben.

Sommige organisaties zullen bijvoorbeeld prioriteit geven aan kosten- en winstratio’s, terwijl andere misschien graag meer kijken naar inhoudelijke procesratio’s.

De best practices voor het ontwerpen van een management dashboard

  1. Gebruik kleuren en visuals om belangrijke datapunten te benadrukken.
  2. Gebruik filters en drilldown om gebruikers in staat te stellen zich te concentreren op de gegevens die voor hen het belangrijkst zijn.
  3. Geef gegevens weer op een manier die gemakkelijk te begrijpen en te interpreteren is.
  4. Zorg ervoor dat het dashboard toegankelijk is vanaf elk apparaat of elke locatie.

5. Vul je dashboard met gegevens

Dashboards moeten zo vaak mogelijk worden geactualiseerd om de meest nauwkeurige en actuele informatie te verschaffen. Over het algemeen moet uit de verschillende databronnen data minstens één keer per dag worden bijgewerkt, maar als kritieke informatie moet worden bijgehouden, kan het nodig zijn om vaker bij te werken.

In sommige gevallen kunnen gegevens zelfs in real time worden bijgewerkt, zodat gebruikers altijd de meest actuele informatie zien. Er zijn echter ook voorbeelden bekend waarbij updates een keer per maand of een keer per kwartaal plaatsvinden.

6. Evalueer en pas aan indien nodig.


Het maken van een effectief en interactief dashboard is geen eenvoudige taak. Het verzamelen van gegevens, het juiste instrument te kiezen en het ontwerpen van de lay-out voor dashboarding vergt tijd en moeite.

Dashboarding en dus een dashboard maken is lastig. Hiervoor zijn verschillende tools beschikbaar, zoals Power BI en Tableau.

Het is de moeite waard om het interactieve karakter van een dashboard goed te ontwerpen. Een goed dashboard dient vaak meerdere doelen, het heeft toegevoegde waarde en is speciaal ontwikkeld voor een organisatie. Met een goed ontworpen dashboard kan je betere beslissingen nemen over hoe je jouw bedrijf kunt verbeteren.

Hulp bij dashboard ontwerp en implementatie

Als ervaren ontwikkelaar kunnen wij, samen met jou, dat interactieve dashboard creëren dat precies is afgestemd op jouw specifieke behoeften.
  • Advies pakketkeuze dashboard-tool
  • Hulp dashboard ontwerp
  • Hulp dashboard implementatie
Vrijblijvend contact

De 4 belangrijkste dashboards leveranciers

Er zijn een aantal leveranciers van BI-dashboards op de markt, elk met hun eigen unieke kenmerken en voordelen. Enkele van de meest populaire leveranciers zijn Tableau, QlikView en Microsoft BI (Power BI).

Elk van deze leveranciers biedt een brede waaier aan tools en functies, die je kunnen helpen bij het creëren van een effectief dashboard voor jouw organisatie.

PowerBI van Microsoft

PowerBI is zo’n leverancier die veel tractie heeft gekregen in de markt. Het pakket biedt een breed scala aan functies en is relatief eenvoudig in het gebruik, waardoor het een goede keuze is voor organisaties die net beginnen met dashboarding.

Voorbeeld PowerBI dashboard

Voorbeeld van een management dashboard | PowerBI

QlikView

Dit is ook een veelgevraagde leverancier die een aantal krachtige functies biedt, waaronder gegevensfederatie, gegevensmenging en geavanceerde analyses. Als je organisatie behoefte heeft aan meer geavanceerde analyses, dan is QlikView wellicht een goede keuze.

Voorbeeld Qlikview dashboard

Voorbeeld van een management dashboard | QlikviewTableau

Deze leverancier is overgenomen door SalesForce en is ook een erg gewilde leverancier. Het pakket biedt een breed scala aan functies, waaronder de mogelijkheid om interactieve dashboards en gegevensvisualisaties te maken. Vooral binnen sales gerichte afdelingen en organisaties wordt Tableau veel gebruikt.

Naast de hierboven genoemde visualisatietools zijn er ook nog open source oplossingen zoals KNIME, die kunnen worden gebruikt om dashboards op maat te maken.

De licentie investeringen hiervoor zijn veel lager, maar daar staat tegenover dat de leercurve steiler kan zijn en het mogelijk is dat je iemand met specifieke technische expertise moet inhuren of in dienst hebben om het meeste uit de oplossing te halen.

Voorbeeld Tableau dashboard

Voorbeeld van een management dashboard | Tableau

MicroStrategy, de dataplatform oplossing

Een ander oplossing is niet te kiezen voor een visualisatietool, maar gelijk door te stappen naar een dataplatform oplossing. De meest bekende daarin is MicroStrategy.

MicroStrategy is een compleet business intelligence platform dat een breed scala aan functies biedt, waaronder dashboarding, rapportage en gegevensanalyse.

Het is een goede keuze voor organisaties die op zoek zijn naar een alles-in-één oplossing. Ze onderscheidt zich van de concurrentie doordat ze een integraal platform biedt waarin security, ondersteuning van OTAP en vooral metadata management goed is in geregeld. Wil je integraal kunnen sturen, dan is MicroStrategy een goede kandidaat.

Bij de keuze tussen bijvoorbeeld Power BI of MicroStrategy is het eigenlijk dezelfde soort vraag. Wil je een best of breed oplossing of een all-in-one oplossing? Bij ERP en CRM systemen is dat vaak een heldere strategie.

Bij de pakketselectie van BI is dat vaak niet het geval en worden PowerBI, Tableau en Qlikview in een adem genoemd met MicroStrategy.

Voorbeeld MicroStrategy dashboard

Voorbeeld Tableau dashboard

Hoe kies je een management dashboard tool?

Bij het kiezen van een leverancier, is het belangrijk om jouw specifieke behoeften en vereisten te overwegen:

  • Welke functies zijn nodig voor jouw team?
  • Wat voor soort gegevens moet je bijhouden?
  • In welk formaat moeten de gegevens worden opgeslagen?
  • Wat is de volwassenheid van de organisatie?
  • Wat is het budget?

Is excel geschikt als management dashboarding tool?

Dashboarden is mogelijk in Excel

Excel is een krachtige tool die kan worden gebruikt voor een verscheidenheid van doeleinden, waaronder het maken van management dashboards. Dashboards zijn belangrijk voor het weergeven van belangrijke informatie op een beknopte en visueel aantrekkelijke manier.

Excel biedt een breed scala aan functies die het zeer geschikt maken voor het maken van dashboards, zoals de mogelijkheid om grafieken en diagrammen te maken en gegevens op verschillende manieren te manipuleren.

Voorbeeld van een KPI dashboard in Excel

Bron: ClearPointStrategy

ClearPoint templates are easy to customize

De nadelen van Excel dashboards

Er zijn echter ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik van Excel voor dit doel.

Een groot nadeel is dat Excel-dashboards soms moeilijk te delen en bij te werken zijn.

Een ander nadeel is dat Excel niet specifiek is ontworpen voor het maken van dashboards, dus het kan een uitdaging zijn om alle functies op de meest efficiënte manier te gebruiken.

Over het geheel genomen kan Excel een nuttig hulpmiddel zijn voor het maken van management dashboards, maar het is belangrijk de voor- en nadelen af te wegen alvorens te besluiten het al dan niet voor dit doel te gebruiken.

Excel als startpunt

We zien ook vaak als gestart wordt met het maken van dashboards Excel de eerste en meest voor de hand liggende tool is om te gebruiken. Als organisaties tegen beperkingen aanlopen stappen ze vaak over naar een andere tool, zoals PowerBI. Dit zonder zich te realiseren dat er geen goed fundament, data architectuur, onder ligt en uiteindelijk het gehele ‘Excel bouwwerk’ instort.

Het advies is dan ook dat het prima gebruikt kan worden als prototype tool of ergens een klein onderzoek rondom data te gebruiken. Wil je echter echt professioneel met data en dashboarding aan de slag gaan dan zijn er betere oplossingen.

Advies rondom dashboards in Excel

Als je advies wilt hoe je een robuuste (data)fundament neer kan zetten voor het maken van dashboards, bekijk dan onze adviezen op dat gebied of maak geheel vrijblijvend een afspraak om eens door te praten hoe zo’n robuuste architectuur er voor je organisatie uit kan gaan zien →

De verschillende soorten management dashboards

Negen verschillende soorten dashboards

Management dashboards zijn een belangrijk onderdeel van elk organisatie – ze geven een momentopname van de prestaties van het bedrijf en stellen managers in staat hun voortgang te volgen en waar nodig veranderingen aan te brengen.

Er zijn verschillende soorten management dashboards, elk met zijn eigen unieke kenmerken.

Hier is een (niet uitputtend) overzicht:

1. Financieel dashboard

Een financieel dashboard geeft een overzicht van de financiële prestaties van een bedrijf, inclusief inkomsten, uitgaven en winst/verlies. Dit type dashboard is nuttig om de algemene financiële gezondheid van een organisatie te beoordelen en weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

2. Operations dashboard (KPI dashboards)

Een operations dashboard volgt de dagelijkse gang van zaken ,zoals verkoop, klantenservice en productie. Dit soort dashboard is nuttig om verbeterpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat alle afdelingen efficiënt werken.

3. Human Resources dashboard

Een human resources (HRM) dashboard geeft een overzicht van het personeelsbestand van een een, inclusief personeelsverloop, productiviteit en tevredenheidsniveau. Dit type dashboard is nuttig voor het bijhouden van de prestaties van werknemers en ervoor zorgen dat het personeel betrokken en productief is.

4. Marketing dashboard

Een marketing dashboard volgt de prestaties van de marketing campagnes van een bedrijf, met inbegrip van gegenereerde leads, conversiepercentages en ROI. Dit type dashboard is nuttig om de effectiviteit van marketinginspanningen te evalueren en de nodige aanpassingen door te voeren.

5. Sales dashboard

Een verkoopdashboard houdt de prestaties van het verkoopteam van een bedrijf bij, met inbegrip van verkoopcijfers, quota’s en winst-/verliesratio’s. Dit type dashboard is nuttig om de doeltreffendheid van verkoopstrategieën te beoordelen en ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald.

6. Klantenservice dashboard

Een klantenservicedashboard houdt de prestaties bij van het klantenserviceteam van een organisatie, met inbegrip van het belvolume , klanttevredenheidsniveaus en gemiddelde afhandeltijd. Dit soort dashboard is nuttig om de kwaliteit van de klantendienst te meten en verbeterpunten aan te wijzen.

7. IT-dashboard

Een IT-dashboard volgt de prestaties van de IT-infrastructuur van een organisatie, met inbegrip van uptime, systeemprestaties en beveiligingsinbreuken.

Dit type dashboard is nuttig voor het bijhouden van de gezondheid van de IT-infrastructuur van een onderneming en ervoor zorgen dat deze naar behoren functioneert. Zeker als die dienstverlening al dan niet geheel is uitbesteed.

8. Website en social media dashboard

Een dashboard voor websites en sociale media houdt de prestaties bij van de website en de sociale-mediakanalen van een organisatie, met inbegrip van het aantal bekeken pagina’s, unieke bezoekers en de mate van betrokkenheid.

Dit soort dashboard is nuttig om de doeltreffendheid van online marketinginspanningen te beoordelen en de nodige aanpassingen door te voeren.

9. Specifieke dasboards

Dit zijn dashboards die voor een specifiek probleem of verandering worden gemaakt en alle maatregelen, grafieken en tabellen bevatten die nodig zijn om de situatie voor en na te illustreren of de organisatie inzicht te verschaffen in waar ze staan.

Dit soort dashboards worden veelvuldig gebruikt bij het bepalen van een data strategie of ICT strategie en geven een beeld van de huidige situatie. Dit wordt de nulmeting genoemd.


Er zijn nog veel meer soorten van management dashboards dan de dashboards die hierboven zijn genoemd.

Het is belangrijk om te onthouden dat een dashboard moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van een organisatie en het type gegevens dat het belangrijkst is om bij te houden.

Bij het ontwerpen van een dashboard is het belangrijk om rekening te houden met het publiek dat het zal gebruiken en de mate van detail die nodig is.

Hulp bij het ontwikkelen van jouw dashboard

  • Het ontwikkelen van dit soort dashboards
  • Begeleiding bij het implementeren van een repeteerbaar dashboardproces in je organisatie
  • Dashboard opleiding op maat voor jouw organisatie
  • Volledige ontzorging rondom het management dashboard proces
Vrijblijvend contact

Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van een dashboard?

Dashboards zijn een belangrijk hulpmiddel voor datagedreven organisaties, omdat ze actuele informatie verschaffen over prestatie-indicatoren en helpen de besluitvorming te sturen.

Maar wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van dashboards?

Is dat de eindgebruiker van het dashboard, de persoon die het dashboard oorspronkelijk heeft gebouwd, of het team dat nu de gegevens beheert?

Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

Het antwoord hangt af van de organisatie in kwestie, maar over het algemeen is het een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

De eindgebruiker van het dashboard moet ervoor zorgen het dashboard aan blijft sluiten bij de informatiebehoefte, terwijl het team dat de data beheert ervoor moet zorgen dat het dashboard accuraat is en veranderingen in de onderliggende gegevens weergeeft.

Data governance voor effectieve onderhoud

Data governance-processen kunnen helpen ervoor te zorgen dat dashboards effectief worden onderhouden en dat de besluitvorming is gebaseerd op betrouwbare informatie.

Data governancve en heldere afspraken hierover zijn dan ook het fundament onder elk dashboard binnen elke datagedreven organisatie.

Vermijd deze valkuilen bij het opzetten van een management dashboard

Veel voorkomende valkuilen bij het maken van een rapportage of dashboard zijn:

  • Niet de juiste databronnen gebruiken.
  • Een dashboard maken dat te ingewikkeld is voor gebruikers om te begrijpen. Doelen zijn niet helder.
  • De verkeerde meeteenheden en KPI’s kiezen voor de doelstellingen van je afdeling of organisatie.
  • Een inflexibele tool of softwarepakket kiezen dat niet past bij de behoeften van de afdeling en organisatie.
  • Het nalaten iedereen te trainen in datageletterdheid.
SCHAKEL DE IMPLEMENTATOR VAN VERANDERING IN

Maak vrijblijvend een afspraak om
jouw uitdagingen te bespreken

Vrijblijvend contact