Jouw guide tot
Microsoft Copilot

Vanuit mijn eigen ervaring, het dagelijks gebruik van Microsoft Copilot, wil ik deze essentiële inzichten delen die vaak gemist worden.

Om Copilot succesvol in je bedrijfsprocessen op te nemen, is er flink wat voorbereiding nodig en moet aan een aantal belangrijke voorwaarden worden voldaan. Een pilot en uitrol van Copilot bij (een selectie groep van) medewerkers en managers is zo gedaan.

Laten we dieper duiken in deze kwesties en niet alleen de problemen bespreken, maar ook kijken naar de mogelijke oplossingen.

De Copilot uitdagingen op een rij

1. Lage vertrouwdheid met generative AI
2. Integratie met bestaande omgeving
3. Data privacy en beveiligingsrisico’s
4. Weerstand tegen verandering
5. Data moét in de Microsoft omgeving staan
6. Uitdagingen met beloofde functionaliteiten en integratie
7. Versies en kosten van Copilot
8. Veiligheidsrisico’s en gegevensbescherming met Copilot
9. Copilot is niet direct vergelijkbaar met ander AI taalmodellen

1. Lage vertrouwdheid met generative AI

Een kernuitdaging is de lage vertrouwdheid en vaardigheid van medewerkers met de generatieve AI-technologieën (vaak AI genoemd). Dit kan leiden tot een beperkte benutting van de mogelijkheden die Copilot biedt. Denk bijvoorbeeld aan het te algemeen formuleren van de prompt, waardoor de uitkomsten erg generiek zijn en dus weinig toevoegen.

Oplossing: Uitgebreide trainingssessies en workshops

Organiseer uitgebreide trainingssessies en workshops om de kennis van medewerkers over AI en de functionaliteiten van Copilot te vergroten. Het creëren van een cultuur van voortdurende leerzaamheid is hierbij cruciaal.

Train medewerkers vooral in het op de juiste manier formuleren van deze prompts. Doe dit op eenzelfde manier als het verhogen van de digitale vaardigheden van een organisatie, maar dan op AI gebied.

2. Integratie met bestaande omgeving

De naadloze integratie van Copilot binnen bestaande IT-infrastructuren en workflows kan complex zijn, vooral in organisaties met verouderde systemen.

Je moet als organisatie minimaal Microsoft Office 365 business edition hebben om er mee te kunnen werken. Veel organisaties hebben die licenties (nog) niet en staan dan ook voor een forse investering, waarvan de businesscase discutabel is.

Oplossing: Toekomstvaste architectuur ontwikkelen

Voer een grondige analyse uit om compatibiliteitsproblemen te identificeren en werk samen met IT-specialisten om de juiste oplossingen te ontwikkelen.

Overweeg een toekomstvaste architectuur te ontwikkelen, die integraal antwoord geeft op meer dan alleen de vraag om Copilot te gaan gebruiken.

Het is handig een roadmap te hebben waaruit duidelijk blijkt wat er gedaan moet worden, voordat een Copilot implementatie opportuun is. Kijk ook naar wat Microsoft doet met Copilot Studio.

3. Data privacy en beveiligingsrisico’s

Het gebruik van AI-tools zoals Copilot vereist toegang tot grote hoeveelheden data, wat privacy- en beveiligingszorgen met zich meebrengt. De data moet binnen de Microsoft omgeving beschikbaar zijn en er zijn allerlei maatregelen door Microsoft genomen om bedrijfsdata veilig te houden.

Maar dan moeten al die maatregelen wel geïmplementeerd zijn. Het hebben van tooling staat niet gelijk aan het gebruiken van de tooling. Denk aan security, data classificatie en data archivering.

Oplossing: Begin met AVG beleidsdocumenten

Als je het nog niet volledig voldaan heb aan de AVG richtlijnen, start dan met twee beleidsdocumenten, te weten: 1) informatiebeveiligingsbeleid en 2) securitybeleid. Als deze zijn goedgekeurd, dan kan gestart worden met implementatie.

Implementeer de belangrijkste richtlijnen als eerste en check goed of deze overal werken. Zeker bij het delen of opslaan van documenten in Microsoft Teams vergt dit extra aandacht.

Investeer in geavanceerde beveiligingsmaatregelen en regelmatige audits. Dataclassificatie is niet het meest leuke deel van ieder zijn werk. Het kan helpen als je daarbij ondersteuning krijgt van geavanceerde (AI) classificatie die veel van het werk uit handen neemt, lees PurView..

4. Weerstand tegen verandering

Verandering kan weerstand oproepen bij medewerkers, met name als de voordelen van nieuwe technologieën niet duidelijk zijn. Medewerkers zijn vaak niet echt digitaal vaardig en gebruiken soms maar een paar procent van de mogelijkheden van een applicatie.

Excel is een goed voorbeeld van een applicatie die veel medewerkers dagelijks gebruiken, maar waar ze toch nauwelijks mee overweg kunnen. Dit geldt ook voor het afhandelen van emailberichten in Outlook.

Oplossing: Medewerkers actief betrekken bij Copilot implementatie

Voer een effectief verandermanagementproces uit, waarbij medewerkers actief betrokken worden bij de implementatie van Copilot. Communiceer duidelijk over de voordelen en bied ondersteuning tijdens de transitie.

Het beste advies is ga samen met een gebruiker zitten en pak een concreet vraagstuk aan waar hij/zij nu direct last van heeft.

Deze manier manier van werken levert direct een tijdbesparing op. Het helpt ook om voorbeelden met elkaar te delen, vooral het delen van de prompts die al dan niet succesvol zijn. Check ook of Copilot echt gebruikt blijft worden. Microsoft heeft hier prima tools voor.

5. Data moét in de Microsoft omgeving staan

Voor het kunnen werken van Microsoft 365 Copilot is het noodzakelijk dat alle relevante data/documenten binnen de Microsoft-omgeving beschikbaar zijn. Dit betekent dat documenten en databestanden opgeslagen moeten zijn in diensten zoals SharePoint of OneNote. Deze zijn direct toegankelijk vanuit de Microsoft tenant.

Organisaties die momenteel data opslaan op externe file servers of Cloud diensten zoals Dropbox, staan voor de uitdaging om deze enorme hoeveelheden data te migreren naar de Microsoft cloud.

Deze transitie vormt niet alleen een technische uitdaging en veel opschoon werk, maar ook een verandering in de werkprocessen voor medewerkers.

Oplossing: Bestaande data evalueren en opschonen voor de migratie

Start met een grondig evaluatie van de bestaande data om verouderde of irrelevante informatie te identificeren en te verwijderen. Dit is belangrijk omdat de AI van Copilot geen onderscheid maakt tussen oude en recente data, wat kan leiden tot suboptimale aanbevelingen en beslissingen.

Lees hier hoe je de datakwaliteit bepaald →

Bij het voorbereiden op deze migratie is het dus van belang zorgvuldig te werk te gaan en een strategisch plan te ontwikkelen voor het verplaatsen en opschonen van data. Als dat gedaan is dan kan je Copilot pas echt uitrollen in de organisatie.

6. Uitdagingen met beloofde functionaliteiten en integratie

De implementatie van Microsoft 365 Copilot in de praktijk kent uitdagingen die niet overeenkomen met de initiële verwachtingen gesteld door Microsoft.

Ondanks de veelbelovende demonstraties van q3 2023, blijkt nu dat niet alle getoonde functionaliteiten volledig zijn uitgerold. Vooral de integratie van Copilot in bestaande applicaties zoals Outlook, blijkt complexer dan vooraf gedacht.

Beperkingen in taalondersteuning voor Nederlandstalige gebruikers

Een significante beperking voor Nederlandstalige gebruikers is het gebrek aan ondersteuning voor de Nederlandse taal, wat resulteert in foutmeldingen bij pogingen tot samenvatten en andere commando’s.

Inconsistenties in responsgedrag van Copilot

Daarnaast ervaren gebruikers inconsistenties in het responsgedrag van Copilot; dezelfde prompt leveren op verschillende momenten niet altijd hetzelfde resultaat op en is niet eenduidig over applicaties heen.

Bij Copilot gebruik ervaar je regelmatig bugs, maar je kan er omheen werken door het meerdere keren te proberen.

Beperkingen in “documentbewustzijn” van Copilot

Voor Copilot binnen Word, Excel en Powerpoint kijkt copilot alleen binnen het huidige document. Het is niet ‘omgevings aware’ qua andere documenten. Dit is een grote beperking en maakt Copilot minder intelligent.

Alleen Copilot Chat maakt gebruik van alle beschikbare documenten via de Graph omgeving. Planning voor de uitrol is nu aangegeven voor Q3 2024. Kijken of dat realistisch is.

Oplossing: Blijf up-to-date en probeer verschillende prompts

Op dit moment lijkt het essentieel om geduld te hebben en te erkennen dat de technologie nog in ontwikkeling is. Microsoft is zich bewust van deze tekortkomingen en werkt aan verbeteringen. Voor gebruikers is het aan te raden om flexibel te blijven en verschillende prompts uit te proberen voor optimale resultaten.

Daarnaast kan regelmatige communicatie vanuit Microsoft over updates, bugfixes en nieuwe functionaliteiten helpen om beter geïnformeerd en voorbereid te zijn op komende verbeteringen. Uiteindelijk is het mijn overtuiging dat deze er zeker zullen komen. Het is vooral een kwestie van geduld hebben!

7. Versies en kosten van Copilot

Bij het overwegen van de implementatie van Microsoft 365 Copilot, is het essentieel om te begrijpen dat er verschillende versies van deze tool beschikbaar zijn, elk met hun eigen kostenstructuur.

Kiezen tussen gratis en betaalde versies van Microsoft Copilot

Copilot zelf is de gratis variant die beschikbaar is in de Bing zoekmachine, ontworpen om gebruikers te voorzien van basis AI-ondersteuning.

Voor diegenen die op zoek zijn naar meer geavanceerde functies, is Copilot Pro beschikbaar voor €20 per maand, wat een aanzienlijke verbetering biedt in termen van functionaliteit.

Echter, om de volledige kracht en integratie binnen het Microsoft 365-ecosysteem te ervaren, is er Copilot voor Microsoft M365 met een kostenplaatje van €30 per maand. Het is van belang op te merken dat de abonnementen niet op maandbasis zijn; een jaarlijkse betaling van €360 (in de M365 variant) is vereist zonder de mogelijkheid voor een proefperiode of maandelijkse betaling.

Tot op heden zijn er geen kortingen aangekondigd voor grote enterprise klanten die in bulk aankopen. Voor iedereen geldt dezelfde flat fee prijs.

Oplossing: Een gedegen businesscase en pilot programma

Alvorens deze investering te maken, is het van belang om een gedegen businesscase op te stellen om te beoordelen of de voordelen van Copilot de kosten rechtvaardigen.

Organisaties dienen ook te overwegen of ze aan de vereiste licentievoorwaarden voldoen; Copilot (betaald) is alleen toepasbaar voor gebruikers met minimaal een Business Premium licentie of hoger. Het zorgvuldig afwegen van deze factoren zal organisaties helpen bij het maken van een weloverwogen beslissing over de implementatie van Copilot binnen hun organisatie.

Het belangrijkste advies, start eerst met een pilot in de business, juist ook bij medewerkers die niet zo digitaal vaardig zijn. Dat geeft een goed beeld van of en waar Copilot voor je organisatie echt van toegevoegde waarde is.

8. Veiligheidsrisico’s en gegevensbescherming met Copilot

Het gebruiken van Copilot brengt onvermijdbare risico’s met zich mee op het vlak van gegevensbeveiliging en privacy.

Wanneer gegevens niet adequaat beveiligd zijn, kan Copilot je onbedoeld toegang geven tot gevoelige informatie, zoals persoonlijke salarisgegevens of andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Dit is een bijzonder risico bij aanvallen door hackers. Als ze inloggegevens buitmaken van een interne medewerker die ook Copilot mag gebruiken dan wordt het voor die hacker veel eenvoudiger om vragen stellen die gevoelige data kan vinden dan tot nu toe het geval was.

Het is daarom van cruciaal belang dat organisaties zich bewust zijn van deze risico’s en proactieve maatregelen nemen om hun gegevens te beschermen.

Oplossing: Toegangsrechten strict reguleren

Een fundamentele stap is ervoor te zorgen dat toegangsrechten tot Copilot en de onderliggende data strikt gereguleerd zijn. Dit betekent dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de tool en de informatie die het verwerkt.

Classificatie van data middels een tool al Purview lijkt bijna wel een absolute noodzaak te worden willen we Microsoft Copilot breed in de organisatie gaan gebruiken.

Naast deze maatregelen is een bewustwordingscampagne over de correcte omgang met Copilot binnen de organisatie van essentieel belang.

9. Copilot is niet direct vergelijkbaar met ander AI taalmodellen zoals ChatGPT

Microsoft Copilot is niet direct vergelijkbaar met andere grootschalige taalmodellen (LLM’s) zoals ChatGPT, Llama of Claude. Een van de belangrijkste verschillen zit in de complexiteit van de prompts: bij Copilot moeten deze aanzienlijk eenvoudiger zijn dan de complexe prompt die je bij andere LLM’s kan en soms moet maken.

Voordeel van Copilot

Copilot biedt echter een voordeel doordat het beter in staat is om nuances te begrijpen en toe te passen dankzij de toegang tot interne documenten en de applicatie zelf. Dit zorgt ervoor dat Copilot meer contextgerichte antwoorden kan geven.

Huidige prestatiebeperkingen

Een nadeel is dat Copilot (nu) minder goed presteert en vaker inconsistent is, zie ook hiervoor. Het beste werkt Copilot als je de prompts positief en eenduidig formuleert.

Momenteel kan men minder verwachten van Copilot in vergelijking met andere LLM’s, die beter zijn in het verwerken van complexe prompts en meer uitgebreide antwoorden kunnen leveren. De nadruk bij Copilot is meer actiegericht en past goed binnen het ondersteunen van specifieke bedrijfsprocessen.

Oplossing: Train de organisaties in het formuleren van Copilot prompts

Het is raadzaam voor organisaties die gebruikmaken van Microsoft Copilot om te investeren in training en bewustwording omtrent het effectief formuleren van prompts. Dit kan helpen om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die Copilot biedt.

Daarnaast is het cruciaal om interne documenten en data goed georganiseerd en up-to-date te houden om Copilot in staat te stellen waardevolle en nauwkeurige antwoorden te geven.

Tot slot kan samenwerking met andere LLM-oplossingen overwogen worden om een meer gebalanceerde en krachtige AI-strategie te ontwikkelen, zodat organisaties optimaal kunnen profiteren van de sterke punten van de verschillende LLM platforms.