Wat is meta data management in Sharepoint?
Meta data management in SharePoint is een proces van het classificeren en opslaan van data, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gevonden en gebruikt door bevoegd personeel.
Deze data kunnen worden opgeslagen in verschillende formaten, waaronder tekst, afbeeldingen, video’s en audiobestanden.
Wanneer ze goed worden beheerd, kunnen metadata een organisatie helpen haar algemene efficiëntie en productiviteit te verbeteren.
Vaak wordt SharePoint ook geïntegreerd met CRM oplossingen zoals Microsoft Dynamics. Deze vorm van meta data management wordt binnen data governance nog wel eens over het hoofd gezien, omdat de focus ligt op gestructureerde informatie die is opgeslagen in databases.
Maar 90% van de data ligt juist vast in dit soort databases. Daarom is SharePoint ook een belangrijke bron voor big data en Artificial intelligence.
Hoe je Meta Data Management in SharePoint te gebruiken
Er zijn een paar verschillende manieren om Meta Data Management in SharePoint te gebruiken.
Manier 1: Filters
Eén manier is om filters in te stellen, zodat alleen bepaalde soorten data worden weergegeven.
Als je bijvoorbeeld alleen data wilt zien die betrekking hebben op een specifiek project, dan kun je een filter instellen om alleen data weer te geven die getagd zijn met de naam van het project.
Manier 2: Weergaven
Een andere manier om metadata management in SharePoint te gebruiken, is het instellen van weergaven.
Met weergaven kunt je je gegevens organiseren op een manier die voor jou zinvol is.
Je kunt bijvoorbeeld een weergave maken van alle documenten die de afgelopen week zijn gemaakt. Of je kunt een weergave maken die alleen gegevens weergeeft die zijn getagd met een bepaald trefwoord.
Voordelen van het gebruik van metagegevensbeheer in SharePoint
Het gebruik van Meta Data Management in SharePoint heeft verschillende voordelen.
Voordeel 1: Georganiseerde data
Eén voordeel is dat het je helpt je gegevens georganiseerd te houden. Wanneer al je gegevens op één plaats zijn opgeslagen, kan het moeilijk zijn om te vinden wat je zoekt.
Maar wanneer je metadata management gebruikt, kunt je gemakkelijk de data zoeken en vinden die je nodig hebt.
Voordeel 2: Verhoogde efficiëntie
Een ander voordeel van het gebruik van Meta Data Management in SharePoint is, dat het de algehele efficiëntie van je organisatie kan helpen verbeteren.
Wanneer je gegevens georganiseerd en gemakkelijk te vinden zijn, zal geautoriseerd personeel minder tijd verliezen met zoeken. Dit maakt hun tijd vrij, zodat ze zich op belangrijkere taken kunnen richten.
Voordeel 3: Verminderde dubbele data
Bovendien kan het gebruik van Meta data Management helpen om de hoeveelheid dubbele informatie in je organisatie te verminderen.
Voordeel 4: Verbeterde en geautomatiseerde AVG implementatie
Het laatste maar zeker niet onbelangrijkste voordeel is dat je met SharePoint het beheer en de implementatie van alle AVG richtlijnen in een organisatie kan verbeteren en automatiseren, zoals het onderhouden van de bewaartermijnen van de verschillende documenten.
Is een bewaartermijn overschreden, dan wordt het document ‘automatisch’ door SharePoint verwijderd.
Nadelen van het gebruik van Meta Data Management in SharePoint
Er zijn ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik van Meta Data Management in SharePoint.
Nadeel 1: Voortdurend onderhoud
Eén nadeel is dat er voortdurend onderhoud nodig is.
Als er nieuwe soorten gegevens worden gecreëerd, moet je deze toevoegen aan je systeem en ervoor zorgen dat ze op de juiste manier worden getagd.
Anders raakt je systeem verouderd en kan het je minder goed helpen de informatie te vinden die je nodig hebt.
Nadeel 2: Onoverzichtelijk en complex
Bovendien kan Metadata Management, indien niet correct gebruikt, het moeilijker maken voor mensen om de informatie te vinden die ze zoeken.
Dat komt omdat te veel metadata een weergave onoverzichtelijk kunnen maken en het dus moeilijker maken om relevante informatie te vinden.
Als je SharePoint niet goed implementeert, ontstaat er een wildgroei aan sites. Dit maakt het onoverzichtelijk en creëert een onbeheersbare chaos.
Meta data management in SharePoint kan een zegen of een vloek zijn voor een organisatie
Bij correct gebruik kan metadata management de algemene efficiëntie en productiviteit van je organisatie verbeteren. Maar als het niet correct wordt gebruikt, kan het de zaken juist verergeren.
Al met al kan Metadata Management voordelig zijn voor organisaties die hun algehele efficiëntie en productiviteit willen verbeteren.
Het is echter belangrijk op te merken dat er zowel voor- als nadelen verbonden zijn aan het gebruik van dit type systeem.
Voordat je een managementsysteem voor metagegevens in SharePoint implementeert, moet je de voor- en nadelen zorgvuldig afwegen, zodat je kunt beslissen of het geschikt is voor je organisatie.
Als je op zoek bent naar een Meta Data Management implementatie in SharePoint, neem dan vandaag nog contact op.
